Khi nào cần phải viết hóa đơn điều chỉnh?

Theo Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39

“ Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”

 - Cách viết hóa đơn điều chỉnh đối với sai sót không ảnh hưởng đến số tiền (Sai mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, ngày tháng năm, số tiền bằng chữ, đơn vị tính)

VD1: Ngày 01/08/2021 Công ty NTHC phát hiện hóa đơn GTGT số 0000010, ký hiệu AA/20E được lập gửi cho Công ty Hải Hà ngày 30/06/2021 bị sai tên dịch vụ (Hai bên đã kê khai vào quý 2).

Cách xử lý như sau:

Bước 1: Thông báo cho bên khách hàng cần điều chỉnh hóa đơn.

Bước 2: Lập biên bản điều chỉnh HD GTGT viết sai, 2 bên công ty ký tên, đóng dấu.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh: Số 0000020, ký hiệu AA/20E, ngày 01/08/2021 như sau:

Bước 4: Xử lý kê khai: Vì những hóa đơn điều chỉnh này không ảnh hưởng đến tiền thuế nên doanh nghiệp KHÔNG CẦN PHẢI KÊ KHAI. 

Chú ý: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng MST người mua thì CHỈ CẦN lập biên bản điều chỉnh và KHÔNG CẦN lập hóa đơn điều chỉnh.Chú ý: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng MST người mua thì CHỈ CẦN lập biên bản điều chỉnh và KHÔNG CẦN lập hóa đơn điều chỉnh.

- Cách viết hóa đơn điều chỉnh đối với sai sót ảnh hưởng đến số tiền (Sai đơn giá, tổng tiền, tiền thuế)

VD2: Ngày 30/06/2021 Công ty NTHC xuất hóa đơn số 0000011, ký hiệu AA/20E bán 1000 cây bút bi với giá 3.000 đồng/cây cho Công ty Hải Hà. (Hai bên đã kê khai HĐ vào Quý 2/2021)

Đến ngày 02/08/2021 Công ty NTHC phát hiện HĐ số 0000011  xuất đơn giá bút bi sai. Giá đúng là 5.000 đồng/cây. Chênh lệch 2.000 đồng/cây.

Cách xử lý như sau:

Bước 1: Thông báo cho bên Công ty cần điều chỉnh

Bước 2: Lập biên bản điều chỉnh HD GTGT viết sai, hai bên công ty ký tên, đóng dấu.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh: Số 0000021, ký hiệu AA/20E, ngày 02/08/2021 như sau:

Bước 4: Xử lý kê khai. Kê khai Hóa đơn điều chỉnh vào kỳ hiện tại (Kê khai vào quý 3/2021), kê khai như hóa đơn phát sinh bình thường.

Công ty NHTC:

Công ty Hải Hà: